tugas uts

Nama : Mega Sukma Manggarsari
NIM : 01211124

MANFAAT TIK DALAM MANAJEMEN

• Teknologi Informasi dan Perkembangannya Teknologi informasi muncul sebagai akibat merebaknya globalisasi dalam kehidupan organisasi. Ada berbagai macam sistem informasi dengan menggunakan teknologi informasi yang muncul antara lain : Electronic Data Processing Systems (EDP) adalah penggunaan teknologi komputer untuk menyelenggarakan pemrosesan data yang berorientasi pada transaksi organisasi. sistem ini digunakan untuk mengolah data transaksi yang sifatnya rutin (sehari-hari). Sistem ini tidak dapat membantu pekerjaan pihak yang berkaitan dengan pengambilan keputusan, karena hanya bermanfaat untuk meningkatkan ketepatan waktu dan frekuensi penyajian laporan. Secara fundamental, EDP merupakan aplikasi sistem informasi manajemen aset dalam setiap organisasi. istilah data processing (DP) sebenarnya sama dengan EDP. Management Information System (MIS) merupakan penggunaan teknologi komputer untuk menyediakan informasi yang berorientasi pada manajemen level menengah. MIS mengakui adanya kenyataan bahwa para manajer/ pimpinan dalam suatu organisasi membutuhkan informasi dalam rangka pengambilan keputusan dan bahwa sistem informasi berbasis komputer dapat membantu penyediaan informasi bagi pemerintah. Decision Support System (DSS) adalah suatu informasi yang datanya diproses dalam bentuk pembuatan keputusan bagi pemakai akhir. Karena berorientasi pada pemakai akhir, maka DSS membutuhkan penggunaan model-model keputusan dan database khususnya yang berbeda dengan DP. DSS diarahan pada penyediaan data yang nyata, khusus, dan informasi yang tidak rutin yang diminta oleh manajemen. Expert System (ES) merupakan sistem informasi yang berbasis pada pengetahuan yang menggunakan pengetahuan tentang bidang aplikasi khusus untuk menjalankan kegiatan sebagai konsultan ahli bagi pemakai akhir. Seperti DSS, ES membutuhkan penggunaan model-model keputusan manajemen dan database khusus. ES juga membutuhkan pengembangan basis pengetahuan dan inference Engine. Jika DSS membantu manajemen dalam rangka pengambilan keputusan, maka ES membuat keputusan tersebut. EIS merupakan suatu sistem informasi yang berkaitan dengan kebutuhan manajemen puncak mengenai informasi strategik dalam proses pengambilan keputusan strategik. Sedangkan AIS merupakan sebuah sistem yang menyediakan informasi bersifat keuangan dan non keuangan bagi para pengambilan keputusan. Teknologi akan terus berkembang. Teknologi informasi yang kuat akan menjadi competitive edge bagi perusahaan maupun organisasi sektor publik. Bagi organisasi yang ingin maju dan berkembang, tidak ada alasan untuk tidak menggunakan teknologi sepanjang hal itu dapat mempermudah pemerintah menyesuaikan diri dengan lingkungannya. Manajemen Aset dan Permasalahan Pengelolaannya Terkait dengan perkembangan yang terjadi pada istilah manajemen, dikenal juga istilah management asset yang nantinya digunakan untuk mengelola aset-aset yang dimiliki oleh negara. Manajemen aset itu sendiri adalah suatu kondisi yang manggambarkan tetang suatu pengelolaan aset yang baik dalam jangka waktu tertentu dengan maksud untuk memberikan keyakinan mengenai nilai dari suatu asset dalam satuan mata uang dan juga untuk mengatur mengenai jumlah minimum pengeluaran (lebih dikenal dengan istilah efisien). Sedangkan asset itu sendiri adalah segala sesuatu yang dimiliki oleh sebuah entitas baik itu swasta atau pemerintah pusat dan mampu me ningkatkan nilai. Karena asset itu sendiri mengandung nilai dan berarti bagi entitas tersebut, maka asset harus dikelola dengan baik, khususny aset-aset pemerintah agar aset-aset tersebut tidak disalahgunakan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab karena pada dasarnya aset milik pemerintah tersebut bertujuan untuk memakmurkan masyarakat. Pengelolaan Aset adalah ciri-ciri dalam mengatur, merencanakan, mendesain, dan memonitor dalam prosess mengakuisisi, memelihara, memperbarui, dan pembuangan segala bentuk infrastruktur dan aset teknis; untuk mendukung pengadaan servis public. Aset Pengelolaan adalah sesuatu yang sistematik, suate prosess yang terstruktur, mencakupi seluruh umur hidup suatu Aset fisik. Tujuan dari pengelolaan aset adalah untuk mengoptimalkan potensi pengadaan pelayanan dari aset yang bersangkutan, meminimalisasi resiko dan b iaya, dan meningkatkan nilai positif modal alami dan sosial dalam siklus kehidupan suatu aset. ‘Good Governance´ atau kepemerintahan yang baik dan penempatan sistim bisnis yang tepat, prosess yang sesuai, dan penempatan sumber daya manusia yang mempunyai kapabiliats yang sesuai; adalah faktor- faktor esensial dalam mencapai tujuan diatas. Dengan pertumbuhan populasi yang semakin meningkat, tekanan terhadap jumlah aset yang diperlukan pun akan meningkat. Hal ini akan menimbulkan peningkatan intensitas pemakaian (dari aset tersebut), sehingga teknologi informasi sangat dibutuhkan untuk menciptakan pengelolaan aset yang maksimal, serta tetap transparansi dan akuntabel. Pengawasan dan pengendalian merupakan tindakan pengamanan terhadap aset daerah agar terhindar dari ketidakjelasan pengelolaan aset yang mengakibatkan tidak berjalannya manajemen aset dengan baik. Dalam Keputusan Menteri Dalam Negeri dan Otonomi Daerah Republik Indonesia Nomor 11 tahun 2001 tentang Pedoman Pengelolaan Barang Daerah pasal 1 ayat 24, pengamanan adalah kegiatan tindakan pengendalian dalam pengurusan barang daerah dalam bentuk fisik, administratif, dan tindakan upaya hukum. Lebih lanjut dalam pasal 38 telah dijelaskan bahwa upaya pengurusan barang daerah agar dalam pemanfaatannya terhindar dari penyerobotan,pengambil-alihan atau klaim dari pihak lain dilakukan dengan cara: Pengamanan administrasi, Pengamanan fisik, dan Tindakan hokum. Penerapan SIMA yang baik, dapat memberikan kepastian mengenai aset daerah yang dimiliki. Dengan demikian, seharusnya dalam memberikan penilaian aset sebagai dasar laporan neraca tidak akan menjadi masalah. Adapun permasalahan yang timbul dalam pengelolaan aset dewasa ini, dimana sistem pendekatan terpadu yang diajukan menggabungkan dan memperluas kerangka dan kinerja pengelolaan aset sebelumnya, dengan beberapa unsure-unsur baru yang harus dipertimbangkan:

 

•   a) Lingkungan: Apresiasi yang lebih besar pada interaksi antara aset yang diadakan dan lingkungan alam.

•  b) Keberlanjutan (Sustainability): Memastikan bahwa kebutuhan sosial, ekonomi, dan lingkungan suatu masyarat terpenuhi dan dipelihara secara sehat untuk generasi masa depan (Sustainability Victoria 2010). 
•  c) Ketahanan: Peningkatan penekanan pada aset, lingkungan dan masyarakat untuk merespon dan pulih dari dampak-dampak eksternal.
•  d) Pengelolaan Aset secara keseluruhan: Keputusan dan tindakan mengenai aset dipertimbangkan secara satu kesatuan proses, dimulai dari awal perencanaan sampai dengan akhir pembuangan. 
•  e) Peningkatan tuntutan masyarakat: Kecanggihan teknologi informasi dan komunikasi yang selalu berevolusi berujung pada harapan warga negara yang lebih tinggi dalam hal penyediaan jasa lokal yang bersifant instan. Keterkaitan dalam kebijakan-kebijakan, sumber daya alam, dan proyek yang bersangkutan akan menghasilkan pengadaan aset yang lebih berkualitas, efisien, dan tepat waktu. 
•  f) Pengelolaan Informasi: Kebutuhan informasi dan kemampuan yang lebih menuntut dan kompleks. 
•  g) Tata Kelola Peme rintahan yang Diperluas: Kepemilikan, pengaturan, dan operasi dari suatu aset sekarang tidak lagi ditentukan oleh suatu individu; namun telah diperluas menjadi jaringan individu yang bersangkutan. Oleh karena itu, memerlukan pendekatan tata cara pemerintahan (governance) yang lebih inovatif dan bervariasi., agar model-model diatas dapat mengelola berbagai macam resiko dan oportunitas yang terkait dengan kinerja aset tersebut. Pentingnya Teknologi Informasi Dalam Manajemen Aset Di era eksplosif informasi saat ini, penggunaan teknologi informasi untuk kepentingan aplikasi manajemen aset menjadi sangat penting. Sebagian organisasi privat, terutama yang berskala besar telah memanfaatkan teknologi informasi dengan berbagai perangkat lunak (software) manajemen aset yang telah tersedia cukup beragam dikalangan konsultan penilai aset.

 

• Fungsi perangkat lunak yang ada pada manajemen aset adalah mempermudah administrasi dari aset dan hubungannya dengan tugas pencatatan. Semua tugas rutin manajemen termasuk pemeliharaan terhadap kategori aset, transaksinya seperti transfer, depresiasi, penghapusan, disposal, evaluasi ualang, dan penyesuaian keuangan dapat menjadi mudah dengan hanya beberapa klik dan akan sangat menghemat waktu dan pemakai dapat berkarya. Jalannya audit, jurnal transaksi, perhitungan dan pencatatan laporan mendukung dengan mudah rekonsiliasi dan analisis yang transparan sehingga kontrol aset secara keseluruhan. Selain itu, perangkat lunak manajemen aset juga menyediakan fungsi dasar untuk membuat keputusan tentang rencana anggaran dan akusisi investasi baru, dimana transparansi memenuhi optimasasi yang berkelanjutan dan lebih jauh lagi terhadap infrastruktur aset. Manfaat perangkat lunak digital manajemen aset mempermudah dan mengotomatisasi manajemen aset untuk proses transaksi aset. Spesifikasi manfaat-manfaat dari perangkat lunak manajemen aset adalah sebagai berikut:

1.  Menghemat biaya administrasi dan waktu Penyimpanan semua informasi dan kertas untuk setiap aset online, akan menghemat biaya dan waktu untuk pengarsipan, pencarian informasi, penggandaan, fax dan penerimaan dokumen-dokumen yang serupa dan melancarkan jalannya audit terhadap aset. 
2. Optimis dan akurasi manajemen aset Ketika manajemen aset dilakukan secara manual atau terpisah dengan solusi teknologi informasi, pelaksanaannya akan menjadi lambat, mahal dan keliru. Pengaturan sebuah aset organisasi dalam satu sistem akan memudahkan beberapa transaksi standard dan mengsikronisasi proses alur kerja dan petunjuk evaluasi, mengurangi ketidakefisiensi dan meningkatkan transparasi, transaksi dan perhitungan aset yang lebih akurat. 
3. Meningkatkan laporan keuangan dalam aset Perangkat lunak manajemen aset digital mengharuskan para pemakai untuk memasukkan informasi secara lengkap, dengan demikian total biaya dari kepemilikan aset untuk individu dan transaksi mereka yang berhubungan dari akusisi, biaya akuntansi, kegiatan, penghapusan dan disposal (pengnonaktivan) terpantau secara akurat, dan secara transparan dengan nilai yang sebenarnya untuk jalannya setiap tahap. Hal ini tidak hanya untuk penghematan biaya tetapi juga membantu unutuk terhubung ke laporan regulasi pajak dan keuangan sebagai kewajiban peraturan.
4. Meningkatkan efisiensi Setiap perangkat lunak manajemen aset pada umumnya dilengkapi dengan sebuah fungsi transfer aset yang mudah dengan real- time dan mengotomatisasi pendekatan tanggungjawab dari pemantauan aset kepemilikan antar departemen, lokasi dan para pemakai. Detail dari aset yang dapat dipercaya dan tepat waktu diperoleh dengan cepat dan dengan menggunakan laporan- laporan atau keterangan khusus, menyediakan bagai para pemakai sebagai dasar untuk membuat keputusan yang tepat mengenai manajemen aset dalam waktu sekarang dan rencana kedepan. 
5. Meningkatkan proses depresiasi Fungsi untuk depresiasi dalam perangkat lunak manajemen aset menyediakan fungsi untuk menangani beberapa metode yang berbeda dari depresiasi aset untuk tipe aset yang berbeda dalam satu sistem. Pada perangkat lunak manajemen aset tersedia fungsi-fungsi sebagai berikut :

 

• A) Kategori aset yang tidak terbatas Perangkat lunak manajemen aset menyediakan fungsi untuk membuat berbagai macam kategori untuk aset yang digunakan perusahaan berdasarkan tujuan dari bisnis mereka. Kategori aset melayani sebagai kelompok utama dibawah setiap masing-masing barang akan dapat terpantau yang dapat berbentuk secara umum seperti kendaraan, peralatan, instalasi/karyawan, perkakas atau juga spesifik untuk perusahaan manufaktur. Setiap kategori aset terhubung dengan jurnal akuntansi yang berhubungan ke dalam buku besar untuk memantau hubungannya dengan nilai buku, biaya-biaya, biaya pembelian, depresiasi, biaya depresiasi, keuntungan atau kerugian penjualan dalam jurnal yang diatur. 
• B) Manajemen jenis aset Manajemen jenis aset memungkinkan pemakai untuk merekan spesifik aset yang berhubungan dengan kategori mengenai detail tingkat yang mereka minta. Lebih rincinya termasuk: code aset, tipe, nomor seri, tanggal akuisisi dan pemrohonan penjualan, kuantitas, penjual, lokasi, biaya angkut, pemakai setiap departemen, nilai buku, (biaya aset), umur aset, dan biaya salvage. Pemeriksaan audit memantau perubahan utama yang dibuat untuk mendata aset pada setiap periode yang dipilih. 
• C) Metode depresi yang fleksibel Metode-metode depresiasi dapat dipilih untuk barang, mana yang paling menguntungkan. Sebagai dasar jadwal sistem untuk menjalankan depresiasi setiap bulan berdasarkan tanggal akuisisinya. Aset yang belum jatuh tempo untuk depresiasi atau yang telah mengalami depresiasi atau yang telah didepresiasi hingga batas nilai terendah diblok oleh sistem untuk diproses dalam setiap jalannya depresiasi, sistem secara otomatis mengakumulasi nilai depresiasi dan biaya dalam hubungannya dengan jurnal agar diatur setiap itemnya. 
• D) Transaksi aset Transaksi aset lainnya bersangkutan dengan akuntansi adalah : pemindahan, evaluasi ulang dengan presentasi atau nilai moneter, penghapusan pencatatan dan penjualan dari aset untuk alasan yang berbeda (sisa, pencurian, penjualan, amal, dan lain- lain) termasuk keuntungan/kerugian dalam penjualan dan balancing chargers. Fungsi untuk transaksi aset dalam perangkat lunak manajemen aset memungkinkan aktivitas-aktivitas dan pencatatan untuk kebutuhan jurnal dan masuk sesuai dengan yang ada dalam fungsi buku besar. 
• E) Proses akhir periode Interface (antarmuka) ke Buku Besar memastikan semua kejadian-kejadian yang berpengaruh terhadap pengakuan secara keuangan dari sebuah aset dicatat seluruh perjalanannya dan otomatis akan berpindah ke buku besar dan memperbaharui masing-masing kode rekening dalam hubungannya untuk memantau akurasi data keuangan. 
• F) Multi mata uang Pada umumnya, perangkat lunak manajemen aset yang canggih menangani lebih dari satu mata uang dan dapat ditetapkan dalam fungsi pengaturan pada aplikasi. Fleksibilitas ini memungkinkan untuk melakukan pencatatan aset termasuk nilai buku, biaya pembelian, depresiasi, dan lain- lain dengan mata uang dan pajak untuk mengatur dan memperbaharui secara teratur nomor dan tarif kurs antara mata uang dasar dengan mata uang lainnya yang diperlukan. Disadar Ataupun tidak keuntungan dan kerugian dari tarif kurs mata uang akan dipindahkan ke buku besar. Pengaruh Perkembangan Teknologi Informasi Tehadap Manajemen Aset Informasi manajemen aset dapat membantu pemerintah mengidentifikasikan suatu masalah, menyelesaikan masalah, dan mengevaluasi kinerja. Informasi manajemen aset dibutuhkan dan digunakan dalam semua lingkup manajemen aset, meliputi perencanaan hingga pengambilan keputusan. Pemerintah harus mampu menghadapi tantangan perubahan lingkungan sehingga dapat menghasilkan informasi yang sesuai dengan perubahan teknolo gi sistem informasi. Sistem manajemen aset harus mampu beradaptasi dengan kemajuan teknologi. Selain itu kemajuan teknologi informasi membawa dampak terhadap perkembangan sektor publik yang menuntut sumber daya manusia lebih ditingkatkan untuk mencapai tujuan secara optimal dalam menyajikan informasi yang relevan dalam rangka pengambilan keputusan baik strategik maupun taktis. Kemajuan teknologi informasi juga membawa dampak besar pada perkembangan paradigma maupun teknologi manajemen aset. Beberapa faktor manajemen aset mengalami perubahan akibat penggunaan teknologi informasi. Perubahan tersebut antara lain mencakup proses perencanaan, pengendalian aktivitas rutin dan situasi kerja. Dalam situasi dimana lingkungan berubah, maka rencana organisasi juga harus berubah agar tetap bertahan dan keadaan organisasi tetap bertahan dan stabil. Penerapan teknologi informasi merupakan suatu tantangan bagi pemerintah dalm pengelolaan manajemen aset. Pemerintah harus mempertimbangkan pesatnya perkembangan teknologi informasi, dimana pemerintah harus mampu menyesuaikan tingkat perkembangan sektor publik dengan tersedianya perangkat keras dan lunak yang memadai. Implementasi teknologi informasi harus mempertimbangkan bukan hanya biaya investasi saja, melainkan juga biaya perawatan dan biaya operasi, termasuk biaya tenaga ahli dan pemakaian jaringan. 

 

• Kesimpulan Untuk mempertahankan kelangsungan hidup suatu organisasi maunpun instansi, harus disadari bahwa lingkungan usaha akan selalu berubah, termasuk teknologi informasi yang juga mengalami perkembagan. Dengan berkembangnya teknologi informasi mengakibatkan perubahan-perubahan dalam bidang manajemen aset. Manajemen akan menyesuaikan dengan perkembangan kegiatan perusahaan/ instansi. Kehadiran teknologi informasi memberikan banyak manfaat bagi perusahaan/instansi pemerintah, seperti mampu meringankan aktivitas bisnis maupun dalam mengembannkan tugasnya dan pelayanan publik yang kompleks serta menghasilkan informasi yang dapat dipercaya, relevan, tepat waktu, lengkap, dapat dipahami, dan teruji dalam rangka perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan manajemen. Selain itu efisiensi operasi dan kinerja juga dapat ditingkatkan, dengan demikian dapat tetap bertahan dalam era informasi serta mampu menghadapi persaingan global. Selain menghasilkan manfaat, perkembangan teknologi informasi juga dapat menimbulkan beberapa dampak negatif bagi organisasi maupun instansi, seperti tertutupnya kesempatan kerja, timbulnya resistance to change, serta timbulnya kejahatan-kejahatan teknologi informasi yang dapat merugikan pemerintah/ perusahaaan. Untuk mencegah atau mengurangi akibat negatif dari kemajuan teknologi informasi tersebut, pemerintah harus membuat peraturan perundang-undangan atau melalui suatu konvensi internasional yang membahas tentang etika yang harus dipatuhi oleh pengguna teknologi informasi di berbagai dunia.